STANDART
OPERATIONAL PROSEDUR
PENGADAAN
TENAGA/STAF UPK ROWOKANGKUNG
PENDAHULUAN
Salah satu faktor
yang berpengaruh terhadap tumbuh dan berkembangnya sebuah organisasi khususnya UPK
adalah apabila kinerja organisasi tersebut baik, sementara kinerja organisasi bisa baik apabila salah satunya didukung oleh
tenaga-tenaga yang mampu melakukan tugas-tugasnya secara profesional yang
mempunyai kemampuan, ketrampilan, komitmen serta motivasi dan loyalitas yang tinggi.
Untuk memperoleh tenaga-tenaga yang handal
seperti yang disebutkan diatas tentu sejak dini yaitu mulai perekrutan harus
dilakukan secara profesional juga. Oleh karena itu dalam rekruting perlu disusun standart operasional prosedur baku sebagai pedoman.
SOP Pengadaan Staf ini (standart
Operasional Prosedur Pengadaan Staf) disahkan oleh Forum Musyawarah Antar Desa Pertannggungjawaban T.A 2016
serta menjadi bagian tak
terpisahkan dari AD/ART BKAD.
Maksud dan Tujuan
Yang dimaksud
pengadaan tenaga/staf UPK adalah tenaga yang akan membantu mengelola kegiatan secara profesional.
Tujuan pengadaan tenaga/staf UPK adalah sebagai pengganti atau penambahan
sesuai kebutuhan.
Persyaratan Pengadaan staf
a)
Untuk
Penambahan staf/Bidang berdasarkan kebutuhan UPK mengajukan permohonan
kepada Forum MAD.
b)
Untuk
Penggantian Personil UPK, Tim
Pengawas mengusulkan kepada
Forum MAD.
c)
Mekanisme
pergantian dan penambahan staf UPK:
i)
Pengurus Kelembagaan
BKAD, BP-UPK, dan UPK membentuk tim seleksi UPK, yang paling tidak beranggotakan
dari tingkat Kecamatan dan Tokoh Masyarakat, jumlah anggota tim minimal 3
(tiga) orang maksimal sesuai kebutuhan dan harus ganjil.
ii) Tim seleksi membuat aturan dan tata tertib
pelaksanaan rekruitmen
iii) Membuka pengumuman lowongan UPK
iv) Calon mengajukan lamaran kepada Ketua BKAD
v) Berkas lamaran diperiksa oleh tim seleksi
vi) Pelaksanaan seleksi
vii) Pengumuman hasil seleksi
viii) Pemilihan dan penetapan di Forum MAD
Masa Kerja Tim
Masa Kerja Tim
adalah bekerja sejak proses perekrutan yaitu menginformasikan seleksi sampai
menetapkan personil yang akan diajukan pada Forum MAD memakan waktu maksimal 1 (satu) bulan sejak Tim ditetapkan, secara rinci lama
waktu tersebut adalah :
§
Penetapan
tim seleksi & Proses Pengumuman lowongan : ± 14 hari
§
Seleksi
Administrasi calon Tenaga/staf UPK : ± 7 hari
§
Seleksi/tes
sampai keluarnya rekomendasi Tim : ± 7 hari
§
Penetapan
oleh Forum MAD : ± 2 hari
TAHAPAN PEREKRUTAN
Tahap Informasi kepada
Masyarakat
a)
Tim
yang telah ditunjuk, mengirim surat yang isinya menginformasikan kepada seluruh
masyarakat kecamatan melalui Kepala Desa tentang adanya lowongan Tenaga
Pengelola UPK.
b)
Kepala
Desa menginformasikan lowongan tersebut dengan cara menempel pada tempat-tempat
strategis (papan pengumuman, tempat-tempat ibadah dan lain-lain)
c)
Tim
memastikan bahwa informasi tentang lowongan tenaga UPK telah terpasang, dengan
disertai :
§
Posisi
lowongan
§
Pendidikan terakhir
§
Latar
belakang pendidikan
§
Tempat
melamar
§
Batas
waktu lamaran
§
Syarat-syarat
pelamar
§
Dan
informasi lain sesuai kebutuhan (pengalaman
kerja, umur)
TAHAP SELEKSI
Seleksi Administrasi
Maksimal 5 (lima) hari setelah batas waktu
lowongan ditutup maka Tim melakukan seleksi Administrasi seperti yang disebutkan
dalam pengumuman lowongan seperti Tingkat pendidikan, latar belakang pendidikan
dan persyaratan lainnya.
Hasil Seleksi Administrasi
Hasil seleksi Administrasi Tim membuat
berita acara tentang calon yang lolos maupun yang tidak lolos seleksi
administrasi
Materi Tes Seleksi
Setelah Tim menentukan calon yang lolos seleksi administrasi, maka Tim mendiskusikan
penyusunan bahan/materi yang akan dipakai sebagai materi tes bagi calon yang dinyatakan lolos seleksi administrasi.
Rahasia materi Tes
Untuk menjaga agar terjadi obyektivitas,
materi tes dimasukkan kedalam amplop tertutup/disegel dan disimpan ditempat yang terkunci.
Materi Tes
Agar diperoleh calon tenaga yang memiliki
kompetensi sesuai kebutuhan maka materi Tes paling tidak meliputi aspek :
a)
Pengetahuan
; yaitu pengetahuan tentang Pengembangan Masyarakat (community development)/pemberdayaan masyarakat serta program
perkreditan, pengetahuan tentang usaha kecil-mikro
b)
Keterampilan;
misalnya keterampilan mengopersionalkan komputer Microsoft word, Exel, keterampilan akutansi, keterampilan pendampingan
masyarakat dan lain sebagainya.
c)
Sikap;
meliputi komitmen, motivasi,
disiplin, kejujuran, loyalitas dan lain sebagainya
Metode Tes
Seleksi aktif yaitu
melakukan tes kepada pelamar yang lolos seleksi administrasi, materi Tes antara
lain berupa :
§
Tes
tertulis
§
Psikotest
§
Tes mengoperasionalkan komputer (sesuai kebutuhan)
§
Tes
Wawancara
Persiapan Tes Seleksi
Setelah materi Tes siap, maka selanjutnya Tim melakukan pertemuan guna mempersiapkan metode
seleksi, waktu, strategi pelaksanaan tes calon tenaga
Pemanggilan
Setelah persiapan Tes
siap/selesai maka proses selanjutnya adalah pemanggilan pelamar yang dinyatakan
lolos seleksi administrasi untuk mengikuti seleksi/Tes.
Pelaksanaan Seleksi Aktif
a)
Pada
saat pelaksanaan Tes, maka Tim bisa membagi diri menjadi beberapa tim kecil
yang memiliki tugas : Melakukan Wawancara dan mengawasi Tes tertulis maupun
pengoperasionalan komputer.
b)
Besar
kecilnya anggota Tim tergantung dari jumlah peserta yang di tes, semakin banyak
pelamar maka jumlah anggota tim seleksi akan semakin banyak pula. Namun jumlah
anggota tim seleksi minimal 3 (tiga) orang.
c)
Untuk
menghemat waktu dan keterbatasan sarana seperti komputer, maka tim bekerja
secara bersamaan
d)
Sebagian
peserta tes melakukan wawancara dan sebagian lagi melakukan tes komputer. Peserta
yang selesai wawancara kemudian melakukan tes komputer, sebaliknya peserta yang
tadinya tes komputer kemudian melakukan tes wawancara
Hasil Seleksi Aktif
a)
Setelah
semua peserta selesai mengikuti Tes, maka tim pada hari itu juga harus
menyelesaikan tugasnya yaitu menilai dan merangkum nilai dari masing-masing
peserta Tes
b)
Hasil
rangkuman adalah merupakan jumlah nilai Tes Tulis dan diberi urutan
rangking dari hasil nilai tes tertinggi kemudian diikuti nilai dibawahnya.
Jumlah peserta tes yang dinyatakan lolos untuk satu formasi adalah sebagai
berikut :
§
Apabila
peserta tes dibawah 10 orang maka diambil 3 (tiga) besar yaitu rangking 1
(satu) sampai 3 (tiga)
§
Apabila
peserta 10 (sepuluh) sampai 20 (dua) puluh orang maka
diambil 5 (lima) besar dari nilai tertinggi sampai ke lima
§
Apabila
peserta tes lebih dari 20 (dua puluh) maka diambil 7 (tujuh) besar mulai dari
nilai yang tertinggi sampai ke 7 (tujuh)
c)
Hasil ranking
di poin B kemudian berkesempatan mengikuti tes wawancara dan Tes kemampuan
komputer
d)
Agar
menjaga netralitas, kualitas dan kemungkinan adanya kecurangan dari peserta,
maka hasil perekrutan diumumkan pada saat pelaksanaan MAD untuk kepentingan
penetapan.
e)
Hasil
kerja berupa kertas jawaban dari masing-masing peserta tes disimpan secara baik
menjadi dokumen penting dan disimpan di UPK.
PENETAPAN TENAGA UPK
Pemilihan dan Penetapan
Tenaga UPK pada Forum MAD
Forum MAD dalam rangka
pemilihan dan penetapan Tenaga/Staf UPK bisa ditambah agenda lain sesuai
kebutuhan. Dalam Forum ini Tim Seleksi tenaga/staf UPK melaporkan hasil kerja
sekaligus membacakan pelamar yang dinyatakan lulus seleksi dengan disertai
jumlah nilai dan urutan ranking.
PROSES PENETAPAN TENAGA/STAF
PENGELOLA UPK
Pelamar yang dinyatakan lulus
seleksi oleh Tim Seleksi, di dalam Forum MAD Khusus diberi kesempatan untuk memberikan
sambutan di depan Forum MAD Khusus.
STATUS KEPEGAWAIAN
Pelamar yang terpilih
dalam MAD, maka status kepegawaiannya selama 9 (Sembilan) bulan masa Training (pelatihan). Setelah melewati masa 9 bulan (Bulan ke 10) pelamar
yang telah lulus seleksi atau ujian berstatus pegawai tetap. Masa status
kepegawaiannya ini berdasarkan Pasal 22 Ayat 2 pada SOP ART BKAD.
Jika yang bersangkutan
dalam masa pelatihan ini setelah di evaluasi dalam Forum MAD ternyata tidak
diteruskan atau diberhentikan, maka peserta tes rengking dibawahnya jika masih
bersedia dapat di panggil dan dipekerjakan dengan mekenisme sama yaitu melalui
masa percobaan, dan selanjutnya dievaluasi kembali selama masa percobaan
tersebut.
BIAYA
REKRUTMEN TENAGA/STAF
Seluruh biaya yang timbul
akibat proses rekrutmen tenaga/staf ini dibebankan kepada biaya operasinal UPK
yang disetujui oleh forum MAD.
TIM
PERUMUS STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR (SOP)
PENGADAAN TENAGA/STAF UPK ROWOKANGKUNG
TIM
PERUMUS SOP
1. .............................................. (Ketua/Anggota) .........................................
2. .............................................. (Anggota) ..........................................
3. .............................................. (Anggota) ..........................................
4. .............................................. (Anggota) ..........................................
5. .............................................. (Anggota) ..........................................
6. .............................................. (Anggota) ..........................................
Ditetapkan
di : Rowokangkung
Pada Tanggal :
..................... 2017
Ketua
Sidang Forum MAD
Cipto, S.Pd
Mengetahui
CAMAT Rowokangkung
ABDUL JALIL, SH
Pembina TK . I
NIP. 19590726 198508 1 002
PENGUMUMAN PENDAFTARAN BISA DI DONWLOAD DISINI
